Трудовые книжки для работодателя и работника

Как работнику получить сведения из ЭТК?

Электронная трудовая книжка выглядит как выписка по форме СЗИ-ТД.

Каждый работающий гражданин вправе в нужный момент в течение трех дней получить по месту своей профессиональной деятельности сведения о работе, которые представляют собой выписку из электронной трудовой книжки. При увольнении сотрудника работодатель обязан предоставить ему этот документ в день увольнения. 

При приеме на работу сотрудник, который решил оставить бумажную трудовую, предъявляет новому работодателю ее, а все, кто ранее писал заявления о выборе ЭТК, предоставляют по новому месту работы выписку по указанной выше форме.

Кроме получения сведений у работодателя по последнему месту работы в бумажном виде или электронной форме (если у работодателя имеется усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись), можно получить информацию о своей трудовой деятельности другими способами:

• В МФЦ (многофункциональном центре, где предоставляются государственные и муниципальные услуги) документ выдается на бумажном носителе.

• В территориальном органе Пенсионного фонда РФ есть возможность получения ЭТК как в форме бумажного, так и электронного документа, который подписан усиленной квалифицированной ЭЦП.

• Авторизовавшись в своем личном кабинете на портале госуслуг и подав соответствующую заявку, работник может получить информацию о своей трудовой деятельности в виде электронного документа, который будет подписан усиленной квалифицированной электронной подписью.

Неважно, каким образом вы запросите нужные сведения из данной системы, в любом случае полученная выписка как на бумажном носителе, так и предоставленная в электронном виде будет являться полным аналогом трудовой книжки

В каких случаях работнику НКО нужно выдать бумажную трудовую

Есть три ситуации в которых вы должны выдать работнику нКО бумажную трудовую книжку. Первая — увольнение. Трудовую нужно выдать сотруднику в его последний рабочий день, ст. 84.1 ТК РФ. Но если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, то трудовую книжку вам нужно выдать ему в последний рабочий день перед отпуском. На дату увольнения не ориентируйтесь, Определение Конституционного Суда РФ от 25.01.2007 №131-О-О.

В случае, если работник не забрал трудовую книжку в свой последний рабочий день, отправьте ему по почте уведомление о необходимости забрать документ. Пересылать трудовую книжку по почте, без письменного заявления работника с такой просьбой и адресом —запрещено.

Вторая ситуация, когда работнику нужно отдать бумажную трудовую — если работник оформляет пенсию. Действуйте по правилам из статьи 62 ТК РФ. Получите у работника заявление с просьбой выдать трудовую. Не позже чем через три рабочих дня с даты когда получили заявление, выдайте трудовую. Никакие дополнительные записи в нее вносить не нужно. Если добавили в книгу учета движения трудовых графу с указанием причины, по которой сотрудник получил трудовую, попросите сотрудника расписаться за документ. Работаете с привычной формой книги учета, возьмите с сотрудника расписку о том, что документ он получил и обязуется вернуть не позднее чем через три рабочих дня с даты, когда получит ее в СФР.

Третья ситуация — когда сотрудник перешел на ЭТК. Внесите записи в бумажную трудовую работника. Образец есть в статье выше. 

Если сотрудник откажется от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен отдать ему бумажную книжку на руки и продолжать вести только электронные сведения.

В графе 13 книги учета движения трудовых книжек сделайте запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ)». После этой записи сотрудник должен поставить подпись, письмо Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150. Но внести такую запись в достаточно узкую графу книги учета затруднительно. Поэтому рекомендуем поставить сноску с цифрой, а внизу под табличной частью книги написать расшифровку.

Не задерживайте трудовые книжки сотрудников, ведь работодатель несет административную и материальную ответственность при процедуре выдачи трудовой книжки. Например, работник может потребовать от работодателя возместить материальный ущерб за весь срок задержки выдачи трудовой книжки в соответствии со ст. 234 ТК РФ, если работник без трудовой книжки, которая не была выдана работодателем, не смог устроиться на работу.

Однако работодатель может быть освобожден от ответственности в случае, если работник отказался от получения или не явился за трудовой книжкой. В таком случае работодатель хранит трудовую книжку до востребования.

Остались вопросы?

Пишите или звоните!

8 (495) 003-45-71 (МСК),
8 (812) 629-00-03 (СПБ),
8 (800) 100-60-71 (по России).

Вебинары НКО — 25 часов, с онлайн разбором ваших кейсов.Конференция НКО — Общероссийский форум по развитию НКО.Форум НКО — крупнейшее сообщество НКО в России.

Вам также может быть интересно:

• Какую форму выбрать: ООО или НКО?
• Устав НКО 2023
• Регистрация НКО 2023

Проверка подлинности

Новая книжка проверяется проще, поскольку у нее есть много уровней защиты. А старые варианты легче подделываются. Проверка подлинности записи осложнена из-за того, что добывание фактов не всегда предоставляется возможным. Но допускается использование оптимальных способов проверки:

1. Необходимо сверить дату выпуска документа с его серийным номером. Данные выявляются с помощью специальных источников, которые включают таблицу соответствия.
2. Выполняется анализ правильного заполнения записей, которые вносятся в необходимые графы. Они должны быть завизированы подписью уполномоченного сотрудника, печатью.
3. Происходит налаживание связи с бывшим руководством предприятий, если сотрудник был прежде трудоустроен.

Новый отчет СЗВ-ТД

Ежемесячный отчет СЗВ-ТД нужен для наполнения электронной базы ПФР сведениями о трудовой деятельности. Первый раз работодатели его сдадут в феврале 2020 года, но не все, а только часть из них.

Дело в том, что в 2020 году отчет нужно сдавать только тем работодателям, у которых в отчетном месяце появились основания для этого.

Вот эти основания:

1. Компания приняла нового сотрудника, уволила или перевела сотрудника внутри компании.
2. Кто-то из сотрудников сдал заявление о выборе варианта ведения трудовой.
3. Работодатель поменял название.
4. Работнику установили (присвоили) вторую или последующую профессию, специальность или иную квалификацию.
5. По решению суда работнику запретили занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

Если за месяц ничего подобного не произошло, фирма не должна сдавать СЗВ-ТД по итогам этого месяца. Если основание появилось – нужно до 15 числа следующего месяца сдать отчет СЗВ-ТД на работника, по которому есть основание, по остальным ненужно. Отчет сдают на каждого сотрудника отдельно.

Если ничего из вышеперечисленного не произойдет за весь 2020 год, то первый отчет СЗВ-ТД вы должны будете сдать только в феврале 2021 года.

Внимание! В самом первом отчете СЗВ-ТД на каждого сотрудника нужно в табличной части указать сведения о последнем кадровом мероприятии по этому сотруднику по состоянию на 01.01.2020 года. Другими словами – перенести туда последнюю запись из его бумажной трудовой

Более раннюю информацию переносить не нужно.

Например, в марте 2020 года сотрудник уволился. До 15 апреля работодателю нужно отправить на него отчет СЗВ-ТД, где в табличной части первым пунктом будет идти последняя информация из трудовой по состоянию на 01.01.2020г. (например, о приеме), а вторым – запись об увольнении.

Отчет СЗВ-ТД сдают только в электронном виде, если число сотрудников в компании 25 и более. Поэтому заранее позаботьтесь о технической возможности отправлять отчеты по ТКС и заключите соглашение об электронном документообороте с ПФР (если у вас его еще нет, и вы до этого не отчитывались в ПФР в электронном виде).

С 2021 года порядок сдачи СЗВ-ТД поменяется. При увольнении или приеме сотрудника нужно будет сдавать отчет сразу – не позднее следующего дня после выхода приказа. А вот при переводе или получении заявления о выборе способа ведения трудовой срок останется прежний – до 15 числа следующего месяца.

Заполните и сдайте отчёт СЗВ-ТД онлайн

Попробовать бесплатно

Можно ли подписать трудовой договор дистанционно?

Эта возможность предусмотрена в Трудовом кодексе (ст. 312 ТК РФ). Оформление может происходить двумя способами, установленными в коллективном договоре и согласованными с представителями профсоюза. Документооборот возможен электронный с использованием электронных цифровых подписей как работодателя, так и работника, и почтовыми отправлениями.

• При электронном документообороте необходима обязательная фиксация сторонами поступающих документов с направлением второй стороне уведомления о получении. По требованию работодателя работник обязан направить на бумажном носителе необходимые для трудоустройства на работу копии документов, заверенные в установленном порядке (нотариально), так же как работодатель, помимо электронных документов, по требованию работника должен предоставить ему на бумажном носителе копию приказа о приеме на работу.

• При направлении необходимых документов почтой составляется опись вложенных в почтовый пакет документов и направление заказным письмом с уведомлением.

Разницы в перечне документов, сроках их подачи и подписания дистанционно нет. Сроки исчисляются со дня получения сторонами документов.

Для предоставления выплат по обязательному социальному страхованию, выплат по больничному и в связи с материнством, работник направляет почтовым отправлением оригиналы документов работодателю или сообщает реквизиты листка нетрудоспособности, если медицинская организация и организация, в которой работает человек, являются участниками системы информационного взаимодействия (так называемый «электронный больничный).

Также работник по желанию и при наличии может направить работодателю трудовую книжку почтовым отправлением с описью и уведомлением для надлежащего ее ведения работодателем.

Какие данные вносятся?

Документ может включать сведения о выполненной работе по совместительству, но это не обязательно. В отделе кадров данную запись вносят по требованию. Если есть желание иметь дополнительный заработок, выдавать документ не имеют права. Его заполняют только основные работодатели.

Еще книжка может включать сведения о повышении квалификации, присвоении категории, прочей информации. Кроме этого, вносят сведения при переименовании учреждения. Запись выполняют со ссылкой на документ, который служит основанием для этого. Эти данные вносят заново при условиях смены штатных расписаний, к примеру, с переименованием должности.

Как вести учет ЭТК работодателям НКО

Рассмотрим подробнее некоторые обязанности работодателя при переходе на электронные трудовые книжки.

Работодатели с 2020 года сдают в Пенсионный фонд России отчет СВЗ-ТД, а с 2023 года отчет ЕФС-1 в СФР. Инструкция по работе с отчетом — в публикации эксперта. 

Один из разделов отчета — выбор работником формата трудовой книжки. В любой момент, сотрудник может перейти с бумажной трудовой на электронную, даже если уже принес заявление о том, что выбирает бумажный формат трудовой. Поменять решение и вернуть вам бумажную трудовую, если выбрал электронную возможности у сотрудника нет. 

Часть отчета с выбором формата трудовой книжки вы не заполняете на тех новичков, которые пришли к вам после после 1 января 2020 года и у них нет стажа. Так как права на бумажную трудовую книжку у них нет, то электронную книжку вы заводите таким сотрудникам без их заявления.

Отчет ЕФС-1 сможете подать, только после того, как сотрудник принесет одно из двух заявлений. О переходе на ЭТК или о выборе бумажной трудовой книжки. На тех, кто выбрал бумажную трудовую, все-равно нужно подавать отчетность в СФР.

Срок, чтобы отчитаться в СФР- до 25 числа месяца, который следует за тем в котором получили от сотрудника заявление. Например, Иванов принес заявление о переходе на ЭТК 10 апреля 2023 года, подать об этом отчет в СФР, нужно до 25 мая 2023 года.

Стоит отметить, что вести учет трудовых книжек на электронном носителе не входит в обязанности работодателя. Ведь необходимые сведения о трудовой деятельности лиц, собирает и хранит у себя Социальный фонд России. Как провести процедуру выдачи сотруднику бумажной трудовой книжки, узнаете дальше в статье. Но мы рекомендуем вести учет заявлений с выбором формата трудовых книжек. Вносить данные о заявлениях можете в журнал входящей документации или завести отдельный электронный реестр. Справки по форме СТД-Р, которые будете выдавать сотрудникам, которые перешли на ЭТК по их заявлению и при увольнении, регистрируйте в журнале исходящей документации. 

Регистрация документов, которые относятся к ЭТК поможет оперативно выяснить, кто из персонала выбрал определенный формат трудовой книжки

Это важно, так как работодатель не обязан выдавать справки СТД-Р всем работникам по запросу. Дело в том, что такая справка аналог бумажной трудовой и ее получают только те, кто забрал бумажную трудовую и работодателя и у него осталась только ЭТК, письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465

Далее разберем, какую информацию выгодно включать вам в журнал учета электронных трудовых книжек. В этом журнале можно отразить информацию о:

1. Порядковом номере записи;
2. Ф.И.О. работника;
3. Должности сотрудника;
4. Дате заявления о переходе на ЭТК;
5. Дате, когда работнику выдали бумажную трудовую книжку;
6. Датах выдачи формы СТД-Р;
7. Ф.И.О. и должности сотрудника, ответственного за ЭТК;
8. Подписи работника, которая подтвердит, что справку СТД-Р он получил.

В случае, если вы решили, что журнал будет бумажным, обратите внимание на правила работы с документом:  

1. Первое — это оформление обложки, на которой необходимо указать полное и краткое наименование НКО, название регистра, а также даты начала и окончания журнала;
2. Второе — журнал нужно прошить, также все его  страницы должны быть пронумерованы;
3. Третье — руководитель организации должен заверить журнал своей подписью и печатью НКО;
4. Четвертое — наличие надписи на заднем обороте журнала «Прошито и пронумеровано на __ листах»;
5. Пятое — в журнале учета электронных трудовых книжек не должно быть помарок и исправлений.

Придерживайтесь этих правил при работе с любым регистрационным журналом или книгой.

При этом необходимо отметить, что ведение учета электронных трудовых книжек работодателем не обязателен. При необходимости можете разработать и утвердить удобную форму журнала.

Внесение записей в трудовую книжку

Согласно Инструкции, утвержденной Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69, записи в трудовую книжку можно вносить чернилами черного, синего или фиолетового цвета перьевой, гелевой или шариковой ручкой. Не допускаются сокращенные записи типа «пр.» вместо «приказ», «ст.» вместо «статья», «ТК» вместо «Трудовой кодекс» и т.д. Даты указывают арабскими цифрами в формате: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» недопустимо зачеркивать неточные, неправильные или недействительные записи. При такой необходимости после последней в книжке записи вписывают “Запись за номером таким-то недействительна”, а затем делают правильную запись. Если была признана недействительной запись в трудовой книжке об увольнении или переводе на другую постоянную работу, то по письменному заявлению работника ему выдают дубликат трудовой книжки без внесения в нее такой записи.

Когда человек, с которым заключили трудовой договор, уже работал раньше, он приносит трудовую книжку, титульный лист в которой заполнен. В случае, когда трудовая книжка заполняется впервые, ее нужно оформить в течение недели.

Сведения о работнике в титульном листе вносятся по правилам:

• фамилия, имя и отчество прописывают полностью, без инициалов, так, как указано в документе, удостоверяющем личность;
• сведения об образовании: общем, среднем профессиональном, высшем, послевузовском вносятся на основании документов об образовании (аттестат, удостоверение, диплом и др.);
• если работник еще учится, то запись о незаконченном образовании вносят на основании справки образовательного учреждения, зачетной книжки, студенческого билета.

После внесения этих данных и указания даты заполнения трудовой книжки работник должен своей подписью удостоверить на титульном листе достоверность информации о нем, затем титульный лист подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек и проставляется печать организации или кадровой службы. Трудовая книжка без печати на титульном листе будет признана недействительной.

Дальнейшие изменения основных сведений о работнике производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о браке или его расторжении, изменении фамилии, имени, отчества и др.) со ссылкой на их номер и дату. Прежние фамилия, имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и записываются новые данные. Ссылки на документы, на основании которых были внесены изменения, вписывают на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяют подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью организации (кадровой службы). При дополнении на титульном листе записей об образовании, профессии, специальности прежние записи не вычеркивают, а только дополняются новыми. Ссылки на новые документы об образовании делать на внутренней странице не надо, правилами это не предусмотрено.

При внесении сведений о работе указывают полное и сокращенное наименование организации. Далее производится запись о принятии на работу в структурное подразделение работодателя, должность (профессия, специальность), а также дата и номер приказа или другого решения, по которому работник принят на работу.

Наименование должности, специальности, профессии должно соответствовать штатному расписанию работодателя. Если условия работы предполагают льготы или ограничения, то это наименование надо записывать так, как указано в квалификационных справочниках. В трудовую книжку работника, который в период работы получил новый разряд (класс, категорию) или вторую профессию (специальность, квалификацию) вносят соответствующую запись.

При увольнении работника в трудовой книжке записывают дату увольнения, его причину и наименование документа, на основании которого внесена запись (приказ, распоряжение или другое решение работодателя, его дата и номер). Если увольнение происходит в порядке перевода на другую постоянную работу к другому работодателю, то нужно записать, по какому основанию производится перевод: по просьбе работника или с его согласия. Тогда следующая запись при приеме на новую работу будет сделана с указанием того, что работник принят или назначен в порядке перевода.

Переход на сведения о трудовой деятельности (электронные трудовые книжки)

С 01.01.2020 был запущен механизм перехода на систему так называемых электронных трудовых книжек. В связи с этим работодателей обязали в течение 2020 года провести ряд мероприятий, перечисленных в ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Проверьте, все ли сделано в вашей компании.

Итак, что нужно было сделать до конца 2020 года (ст. 2 Федерального закона №439-ФЗ от 16.12.2019):

• изменить локальные нормативные акты (с участием профсоюза, если он есть), прежде всего Правила внутреннего трудового распорядка;
• изменить коллективный договор, если он есть;
• проверить, всем ли работающим на 31.10.2020 выдали уведомление об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и о праве выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой;
• до 31.12.2020 получить от работников заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде или предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ;
• тем работникам, кто откажется от бумажных трудовых, выдать бумажные книжки на руки;
• обеспечить техническую возможность для предоставления в ПФР нового отчета СЗВ-ТД и подавать этот отчет. Сроки сдачи отчета: с апреля 2020 года при приемах и увольнениях — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, а также иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений (п. 6 Постановления Правительства РФ от 08.04.2020 № 460; Федеральный закон от 24.04.2020 № 136-ФЗ). При иных кадровых мероприятиях, при подаче заявления о выборе между бумажной трудовой книжкой или предоставлением сведений — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведено кадровое мероприятие (п. 2.5 Федерального закона от 16.12.2019 № 436-ФЗ).

Что необходимо делать в 2021 году (ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

• на лиц, впервые поступающих на работу с 01.01.2021, формировать сведения о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ, трудовые книжки на них не оформляем (ч. 8 ст. 2 Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ);
• с 01.01.2021 года сведения по форме СЗВ-ТД при приеме и увольнении продолжать подавать не позднее следующего рабочего дня после даты издания приказа о приеме/увольнении работника, а в случае других кадровых изменений (например, при постоянном переводе) — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место такие кадровые мероприятия (п. 1.8 порядка, утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда от 25.12.2019 № 730п);
• Проверять, выполнены ли предыдущие пункты. В случае отсутствия в течение 2020 года у работника кадровых мероприятий и (или) заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности сведения о трудовой деятельности в СЗВ-ТД по состоянию на 01.01.2020 у данного работодателя, форма СЗВ-ТД на такого работника должна быть представлена не позднее 15.02.2021 (п. 1.7 порядка, утв. Постановлением Правления Пенсионного фонда от 25.12.2019 № 730п);
• заполнять графу отчета СЗВ-ТД «Код выполняемой функции» (при наличии).

Обратите внимание: Постановлением Правления ПФР от 27.10.2020 № 769п в форму СЗВ-ТД и порядок ее заполнения внесены изменения. СЗВ-ТД по новой форме нужно предоставлять в ПФР с 01.07.2021

Какие изменения внесены в порядок заполнения СЗВ-ТД:

• необходимо заполнять сведения о правопредшественнике при необходимости представить (скорректировать) сведения о трудовой деятельности работника, работодатель которого в настоящее время снят с учета;
• исключена запись об отчетном периоде;
• введена графа с данными о территориальных условиях работы зарегистрированных лиц (в районах Крайнего Севера / в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера (МКС/РКС);
• уточнены правила обязательного к заполнению с 2021 года кода выполняемой трудовой функции — в графе указывается кодовое обозначение занятия, соответствующее должности (профессии), виду трудовой деятельности, состоящее из пяти цифровых знаков в формате «ХХХХ.Х», где первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, пятый знак — контрольное число.

Юлия Юрьевна Жижерина, юрист-эксперт, бизнес-тренер по трудовому праву и управлению персоналом, автор статей по кадровому менеджменту (Москва).

Как происходит прием на официальную работу?

В таблице указаны основные этапы официального оформление по ТК РФ. Сохраните их себе, чтобы проверить: все ли правильно выполняет работодатель?

Порядок приема на работу регулируются ст. 68 ТК РФ. Уклонение от оформления или нарушение указанного порядка может привести к аннулированию трудовых отношений и нарушению правил исполнения трудового договора как со стороны работника, так и со стороны работодателя, устанавливается это комиссией по трудовым спорам или в судебном порядке (ст. 5.27 КоАП РФ).

№	Этап	Описание этапа
1	Написание заявления с просьбой принять на работу и предоставление необходимых документов.	Заявление пишется на имя руководителя организации от руки (может быть и машинописный подготовленный бланк) в простой письменной форме. В нем обязательно указывается должность, на которую устраивается человек, личная подпись и дата составления заявления. Затем руководитель или человек, уполномоченный им, накладывает резолюцию на заявление и передает его специалисту по кадрам. Одновременно с передачей заявления, будущий работник подает . Кроме медицинской справки, которую при необходимости работник может предоставить после прохождения медицинского осмотра по направлению организации, в которую трудоустраивается, но до начала официального исполнения обязанностей.
2	Ознакомление под роспись работника с коллективным договором, локальными нормативными актами, правилами внутреннего трудового распорядка.	Происходит до подписания трудового договора.
3	Заключение трудового договора.	Проводится в течение трех дней с момента написания заявления о приеме или начала работы. Существенные условия, обязательные для включения в договор: должность, срок, на который принят работник, размер оплаты труда, испытательный срок, условия труда, непосредственная подчиненность, режим труда и отдыха.
4	Издание приказа или распоряжения работодателя о приеме на работу.	В трехдневный срок со дня фактического начала работы. Издается после подписания трудового договора работником. Приказ должен полностью соответствовать условиям заключенного договора, с содержанием основных условий: даты начала работы, срока, указанием должности, размера и условий оплаты труда. Приказ содержит порядковый номер и дату его издания, регистрируется в специальном журнале. Подписывается руководителем организации. С ним знакомится сотрудник под личную подпись. Вместе с заявлением о приеме на работу, копиями необходимых документов и экземпляром трудового договора хранится в личном деле работника. По требованию сотрудника работодатель обязан предоставить ему заверенную копию приказа о приеме.

Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения

В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:

• на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
• сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
• раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.

Корректировки в бланках вкладышей такие:

• та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
• в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
• в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.

Само содержание в обоих случаях останется таким же, как и в этом году. Если в книжку добавляют несколько вкладышей, нужно проштамповать каждый из них с указанием номера и серии ТК. Когда на титульнике кончится пространство для штампов, продолжить можно на первом вкладыше.

Учет книжек и вкладышей в 2023 продолжается, как и сейчас. Формы учетных документов можно разработать самостоятельно. Пломбировать их и ставить сургучную печать не нужно. Листы учетных книг и журналов необходимо пронумеровать и прошнуровать. На каждом должна стоять подпись работодателя.
Учетные книги, которые вели раньше по установленным Министерством труда формам, можно не менять.

Ведение трудовой книжки изменилось существенно

Требования к чернилам и их цвету, которыми вносятся записи конкретизированы: чернила должны быть световодостойкими (пастой, краской, гелем черного, синего или фиолетового цветов). Эта конкретизация требований не прерывает устную традицию кадровиков вносить сведения о трудовой деятельности черным цветом только умершему работнику или работнику, которого взяли «на карандаш», тем самым сигнализируя другому кадровику о неблагонадежности владельца такой записи.

Внесение записей о владельце трудовой книжки, о его образовании, в том числе и при получении нескольких квалификаций, уточнено и исключает зачеркивание сведений об образовании. 

Нумерация записей сведений о работе проставляется уже при указании полного наименования организации. Иными словами, порядковый номер записи и дата приема на работу ставятся в строке, содержащей название (по уставу) работодателя.

Присвоение разрядка, класса, категории, классного чина и получение второй или последующей профессии, специальности или квалификации обязательно указывается в разделе 3 «Сведения о работе». 

Временный перевод на другую работу, ставший постоянным, также следует внести в трудовую книжку независимо от даты перевода и даты, когда было установлено постоянство такого перевода. 

Сведения о работе по совместительству по-прежнему вносятся только по желанию работника. Причем эти сведения могут вноситься как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно прием и увольнение), в том числе и в случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства на основном месте.

Записи о профессиональной служебной деятельности изменили свой алгоритм и условия, закрепив реализацию требований соответствующих положений законов и иных правовых актов.

Записи об увольнении работника отражают особенности не только оснований к увольнению, но и наличие льгот, ими предусмотренных, с обязательным внесением в трудовую книжку законодательных оснований увольнения, предоставления льгот: ссылок как на Трудовой кодекс, так и на иной федеральный закон, приговор суда.

Почетные грамоты, нагрудные знаки, дипломы, производимые работодателем, как и другие виды поощрения работника согласно правилам внутреннего трудового распорядка, уставу, положению о дисциплине, коллективному договору обязательно отражаются в сведениях о награждении.

Поводы внесения сведений в трудовую книжку зачастую отражаются в локальных актах работодателя, в связи с чем следует произвести анализ действующих у работодателя документов и внести в них соответствующие изменения.