Как внедрить автоматизацию маркетинга в салоне красоты

В чем сложности ведения бухгалтерии СПА-салона

Несмотря на то, что этот бизнес может быть довольно компактным, простым его назвать сложно. Бухгалтеру, работающему в салоне, придется вести многосторонний разветвленный учет – кадров, зарплаты, клиентов, продаж, услуг, материалов, аренды, финансов, налогов и взносов. Это трудоемкий процесс. Так, уже с одними косметическими средствами разобраться сложно. Ведь они не только расходуются при оказании услуг, но и используются в качестве промо-материалов, выставляются на витрины, продаются непосредственно клиентам, могут быть составляющими рецептур. Не получится оформить только прием и выдачу – необходимо учитывать все внутренние перемещения, проводить инвентаризацию, следить за остатками, списывать продукцию.

Даже в самом маленьком камерном салоне требуется строгая система для фиксирования всех операций. Привычное ведение записей на бумаге, в таблицах Excel и мобильных телефонах сотрудников провоцирует путаницу в графиках, ошибки в отчетности, потерю клиентов при увольнении мастеров. Нужна единая система, в которой будут учитываться все услуги и контакты. Это не просто позволяет сделать бизнес более упорядоченным и прозрачным, но и необходимо для его прогресса – так вы сможете собирать точную аналитику по деятельности компании.

Эти и другие особенности рынка отражены в специальных программах для автоматизации работы SPA-салона. Это системы, в которых отражаются все процессы бизнеса. В них предусмотрены цифровые методы обработки данных для расчетов зарплаты, налогов, взносов, для формирования отчетности для контролеров и для внутренней аналитики.

Повышение эффективности современного салона красоты с помощью искусственного интеллекта:

Многие современные салоны красоты используют технологию искусственного интеллекта, повышая эффективность своей работы. Вот несколько примечательных примеров:

1.HiMirror:

• Умное зеркало, использующее искусственный интеллект для анализа состояния кожи и предложения персонализированных рекомендаций по уходу за ней.
• Отслеживает эффективность продуктов с течением времени, позволяя клиентам определять оптимальные решения по уходу за кожей.

2. Modiface — AR Makeup:

• Компания, занимающаяся разработкой технологий для салонов красоты и создающая инструменты с поддержкой искусственного интеллекта.
• Приложение Modiface AR Makeup позволяет проводить виртуальные пробные макияжи, а инструмент диагностики кожи с помощью искусственного интеллекта рекомендует идеальные средства на основе анализа кожи.

3. Glamsquad:

• Сервис красоты по требованию, использующий искусственный интеллект для подбора подходящих специалистов.
• Приложение упрощает бронирование и управление встречами, повышая качество обслуживания клиентов.

4. Приложение Skinive:

• Революционное приложение для сканирования состояния кожи, использующее искусственный интеллект для анализа фотографий родинок и поражений кожи.
• Выявляет потенциальные кожные заболевания на ранней стадии, способствуя своевременному вмешательству.
• Включает две версии: Skinive App для потребителей и Skinive MD App для косметологов и медицинских работников.

5. Glossier:

• Косметический бренд, использующий искусственный интеллект для персонализированных рекомендаций.
• Использует отзывы покупателей для постоянного совершенствования продуктов и услуг.

Оптимизируем через автоматизацию

По статистике 60% услуговых предприятий, не сумевших наладить собственную систему продаж, прекращают свою деятельность в течение первых 3 лет. Чтобы эффективно управлять компанией, необходимо научиться планировать, постоянно повышать профессиональный уровень мастеров и оптимизировать бизнес-процессы. Для этого используется CRM — специализированный программный комплекс, автоматизирующий стратегию взаимодействия с клиентами. С его помощью можно повысить продажи, эффективность рекламных кампаний, а также собрать информацию для анализа.

Выделяют два формата реализации СRМ:

• облачные сервисы — наиболее экономный вариант. Они быстро внедряются без капитальных затрат. Пользователь платит только за доступ к программному обеспечению, которое находится на сервере поставщика услуг. Клиенту не нужно заниматься администрированием. Облачные CRM легко масштабируются и доступны в любом месте. При выборе такой системы учитывайте невозможность доработки кода продукта под собственные нужды. Вся коммерческая информация хранится на чужих серверах;
• программа, устанавливаемая на сервере пользователя. Коммерческая информация доступна только собственнику бизнеса. Необходимо купить продукт и лицензию на право пользования. Дополнительно придется решать вопросы доработки, обновления и технического сопровождения. Такие программы допускают изменение кода продукта. С их помощью можно управлять нестандартными бизнес-процессами, особенно когда возникает необходимость в глубоких изменениях.

Внедрение CRM позволит эффективно работать с информацией о клиентах. Пользователь получает набор инструментов, чтобы выстроить продуктивные взаимоотношения с целевой аудиторией:

• онлайн-расписание, журнал записи, мгновенный поиск информации для контроля всех этапов работы с клиентом;
• СМС-уведомления о визитах, планирование акций, отслеживание запросов на услуги в целях управления послепродажным обслуживанием;
• ведение истории взаимодействия с клиентами, получение аналитических данных, чтобы исследовать потенциальные потребности целевой аудитории для эффективного маркетинга.

Любая автоматизированная система должна эффективно управлять бизнес-процессами в постоянно изменяющихся условиях. В будущем может возникнуть необходимость внесения изменений в конфигурацию CRM, поэтому решайте вопросы администрирования еще на стадии внедрения. Чтобы избежать проблемы с интеграцией, минимизировать технические сбои, затягивания сроков, стоит внимательно отнестись к выбору поставщика продукта. Компании, предлагающие корпоративные CRM под ключ, подберут систему, полностью отвечающую задачам и потребностям вашего бизнеса. Они внимательно изучат положение клиента на рынке, его перспективы, поэтому предложат только необходимый набор инструментов.

Трудности автоматизации

Чтобы внедрить CRM, недостаточно ее просто скачать на персональный компьютер и запустить в работу. Это поэтапный процесс, включающий подготовку задания, выбор решения, разработку плана реализации, внедрение, тестирование программы, запуск и контроль использования. Ошибки, допущенные на любом этапе, могут существенно снизить эффективность последующей работы CRM.

Проект окажется провальным, если:

• нечетко сформулировать цель внедрения из-за чего продукт не будет подходить под поставленные задачи;
• нет системного подхода — каждый модуль должен подстраиваться под определенные функции;
• работники салона плохо мотивированы и не до конца понимают цели внедрения CRM.

Автоматизация системы взаимодействия с клиентами пройдет успешно, если понимать задачи, которые она должна решать

Также стоит уделить повышенное внимание обучению сотрудников правилам работы с программой, обеспечив оперативную техническую поддержку в решении проблем

Преимущества использования CRM для салона красоты

Парикмахерские услуги пользуются повышенным спросом среди потребителей. Облегчить ведение и контроль бизнеса поможет CRM, у которой запрограммированы:

• Установка доверительных отношений с клиентами.
• Контроль и учет рабочего времени.
• Обеспечение популярности и рекламы салона.
• Товарный учет.
• Расчет заработной платы.
• Электронный журнал записи клиентов.
• Улучшение работы персонала.
• Быстрая обработка важных запросов.

Детальная информация о клиенте

В бьюти индустрии важно выстроить взаимоотношения с клиентами. Только так можно найти потребителей, которые станут постоянно посещать именно ваш салон

С помощью CRM программы вы соберете сведения о клиентах. Они будут надежно храниться в базе данных и помогут в развитии бизнеса.

Популярные товары и услуги

Посредством CRM системы потребители получают информацию о товарах и услугах салона. В том числе про всевозможные прически, стрижки и укладки, о профессиональной косметике, применяемой в заведении для кожи тела, маникюра и педикюра.

Онлайн-запись и календарь

Используя СRM программу, можно вести и контролировать сервис онлайн-записи клиентов к мастерам. Это означает, что люди, которые обращаются в салон, будут занесены в специальную базу данных. Для желающих записаться на прием удаленно, предоставляется возможность оформить заявку на сайте. Через систему CRM клиенты могут посмотреть журнал онлайн-записи к мастеру.

Какие функции CRM-системы важны для салона красоты

Чтобы CRM-система не стала очередной таблицей, в нее добавляют полезные функции. Среди всех фишек, которые предлагают разработчики, для салона красоты важны:

база клиентов с возможностью ее редактирования и изменения

Такую функцию предоставляет любая CRM-система, поэтому важно определиться с удобством, внешним оформлением и простотой использования. Чем меньше действий нужно совершить, чтобы получить доступ к карточке клиента, тем лучше; управление продажами

Это целый комплекс возможностей, помогающий анализировать успехи салона красоты по части прироста клиентской базы. Тут бывают отчеты по результативности звонков, общие показатели по количеству оказанных процедур или проданных товаров; задачи. Постановка задач и планов. В идеале, чтобы ты могла назначить исполнителя, устанавливать степень срочности и время на исполнение. Также важно иметь возможность ставить планы по процедурам, доп. продажам; автоматизация. Опять же, чем меньше действий тебе нужно совершить для обработки клиента – тем лучше. Некоторые CRM предлагают автоматические рассылки СМС, например, перед процедурой, регистрацию заявок и перенос их в календарь событий или онлайн-запись через сайт; интеграция с другими сервисами – почтой, сайтом, рекламными инструментами. Это позволит вести базу в одном месте и не открывать 15 вкладок, чтобы обработать одну заявку; журнал или календарь записей. Например, ты открываешь месяц «март» и видишь количество записей, к какому мастеру и на какое время.

Если правильно подобрать CRM систему, можно увеличить доходы в несколько раз и найти постоянных клиентов для салона. Возможности программ для парикмахерских и салонов красоты отличаются друг от друга.

Все зависит от того, какой выбран тарифный план для CRM (в недорогом — минимальный набор инструментов, в противоположном — лучшее обслуживание и дополнительные возможности).

В любой системе обязаны присутствовать:

• Клиентская база.
• Электронный журнал записей.
• Ведение учета товаров.
• Расчет заработной платы.
• Учет продаж.
• Подробная статистика по направлениям деятельности.
• Специальный модуль для записи клиентов в онлайн-режиме.
• Email-рассылки и SMS.

Особо следует обратить внимание на сервисы, которые предоставляются бесплатно:

• Помощь при первоначальном внесении данных.
• Настройка программы.
• Обучение персонала по работе в системе.
• Регулярность обновления программного обеспечения.
• Колл-центр.

Как выбрать CRM систему или программу для бьюти бизнеса

Возникает логичный вопрос: какие есть CRM-системы на рынке, как их выбрать и какая система лучше?

Попробуем пойти по пути владельца салона красоты или управляющего, который понял, насколько CRM-система необходима, и озаботился ее поисками. Можно спросить у коллег, узнать о системах на отраслевых выставках, изучить Интернет.

В наш стремительный век, безусловно, Интернет – самый удобный способ поиска. Набираем в поисковой строке браузера «CRM-система для салона красоты». Для чистоты эксперимента просмотрим все сайты, которые выдал поисковик на первой странице, и отберем те, которые будут удовлетворять следующим условиям:

• понятно, что мы попали на сайт именно системы, а не информационного ресурса или каталога статей;
• сайт системы вызывает доверие (дизайн, навигация, наличие контактных данных);
• сайт системы обновляется (можно понять по новостям);
• желательно, чтобы система имела ярко выраженную специализацию – «для салона красоты».

Помимо того, что мы использовали поисковую фразу «CRM-система для салона красоты», можно попробовать поискать продукты с помощью словосочетания «программа для управления салоном красоты». Программное обеспечение, созданное для управления салоном, частично покрывает функции CRM-систем, которые мы сегодня анализируем.

Виды документов

Деятельность салона красоты регламентируется федеральным законодательством, распоряжениями местных органов власти, нормами СЭС, отраслевыми рекомендациями. Чтобы наладить учет информации на всех иерархиях, используется электронный или бумажный документооборот.

Для всех бизнес-процессов документы подбираются исходя из юридической значимости. Они бывают общими — регулируют работу предприятия, кадровыми — применяются для управления персоналом, а также подтверждающие законность деятельности салона.

К первой группе относятся учредительные и уставные документы, индивидуальные карты клиентов, задания на производство работ, книга кассира-операциониста, а также ряд журналов:

• записи всех клиентов;
• учета услуг, продаж, стирки белья;
• заявок на закупку расходных материалов;
• поступления и передвижения ТМЦ;
• отказов по услугам;
• эффективности рекламных кампаний.

К документации по управлению штатом салона относятся:

• трудовые договоры, должностные инструкции специалистов;
• штатное расписание;
• трудовые книжки (оригиналы или копии на тех, кто работает по совместительству);
• табель учета рабочего времени;
• график отпусков работников;
• приказы по кадрам с журналом учета;
• личные карточки на каждого работника;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• документы, подтверждающие прохождение аттестации;
• инструкции по охране труда;
• журналы передачи смен мастерами, администраторами;
• номенклатура дел по кадровой документации.

В пакет документов, требуемых СЭС, входят договора с подрядными организациями на выполнение работ:

• дезинсекция и дератизация;
• вывоз твердых бытовых отходов;
• утилизация волос, ногтей, люминесцентных ламп;
• контроль состояния стерилизующего оборудования;
• стирка спецодежды;
• медицинские осмотры сотрудников;
• техническое обслуживание вентиляции и кондиционеров.

Также СЭС требует наличие плана программы производственного контроля, согласованного с Роспотребнадзором проекта размещения салона, личных медкнижек работников, а также журналов учета периодичности очистки и дезинфекции вентиляционного оборудования, работы бактерицидной установки, дезинфицирующих и стерилизующих приборов.

Внедрение электронного документооборота до 10 раз увеличивает скорость обработки информации и на 30% повышает производительность работников.

Сравниваем известных поставщиков

Стоимость CRM-системы имеет следующие слагаемые:

• цена лицензии — приобретение самой программы или права удаленного доступа к ней;
• способ загрузки данных и наличие такой функции;
• возможность настройки форм отчетов, задач, прав доступа, внесения доработок;
• необходимость технического сопровождения.

Чтобы предварительно оценить функциональность CRM, запросите у поставщиков обзор продукта или возможность поработать в тестовом режиме. Нелишним будет пообщаться с реальными пользователями, которые знакомы с системой изнутри.

На рынке программных продуктов представлены следующие CRM для салонов красоты:

Название	Отличительные особенности	Возможности системы	Цена
	Установка на сервере или в “облаке”
Битрикс24	Одновременно CRM и социальная сеть компании	* автоматизация продаж; * карточка CRM; * маркетинг; * звонки и письма из CRM; * бесплатный онлайн-чат на сайт; * план продаж с отчетами; * коробочная и мобильная версии	От 1190 руб./мес
SalesPlatform	CRM со свободной лицензией и открытым кодом	* автоматическое ведение базы клиентов; * автоматизированный комплекс, управляющий продажами, заказами, сделками; * работа с документацией и «живой» поиск; * бизнес-аналитика; * API интерфейс для интеграции; * IP-телефония; * KPI и система мотивации работников; * планировщик времени, менеджер задач; * интеграция с веб-сайтом и 1С	От 990 руб./мес
Beauty Pro	Спецсофт для салонов красоты	* работа с товарами и клиентской базой; * простой журнал записи; * управление персоналом; * отчеты и статистика; * онлайн-запись	От 15 USD за месяц
YCLIENTS	CRM для управления услуговыми компаниями	* ведение журнала и клиентской базы; * IP-телефония; * СМС, уведомления по электронной почте; * запись онлайн; * сканер штрих-кодов; * распечатка чеков	От 570 руб./мес
	Облачные сервисы
BloknotApp	Программный комплекс для управления работой клиник и салонов	* запись клиентов; * формирование различных отчетов по работникам; * СМС-рассылка	От 0 руб./мес
АРНИКА	ПО для салонов красоты	* онлайн-расписание; * клиентская база; * расчет заработных плат работников; * контроль финансов; * IP-телефония; * бизнес-аналитика	От 0 руб. за мес.
SON (Салоны онлайн)	Программный комплекс для салонного бизнеса	* ведение электронного журнала; * работа с клиентами и собственными работниками; * онлайн-касса; * учет финансов, складских товаров; * статистика; * бизнес-аналитика; * IP-телефония; * СМС, email уведомления; * скидки, бонусные программы, депозиты	От 800 руб./мес
LokonCRM	Онлайн-сервис для салонного бизнеса	Возможность подключения различных модулей: * запись клиентов и запись online; * СМС-центр; * склад; * касса; * персонал; * график работы; * заработная плата; * настройки; * для мастера; * статистика; * отчет в PDF	От 880 руб./мес
Клиентикс	CRM для услуговых предприятий	* бизнес процессы; * журнал записи; * медицинская карта; * онлайн-запись; * расчет зарплат; * IP-телефония; * разработка программ лояльности	От 585 руб./мес
SalesapCRM	CRM с классическим набором инструментов	* управление базой клиентов, задачами, продажами, финансами, процессами; * бизнес-аналитика, формирование отчетов; * конструктор документов; * запись на услуги; * интеграция с веб-сайтом, IP-телефонией, электронной почтой, Telegram, Вконтакте, по API; * калькулятор услуг; * сервис СМС-рассылок	От 0 руб./мес
Premium Bonus	CRM для автобизнеса, ритейла, салонов, медицины, фармацевтики, служб доставки	Автоматизация маркетинговой политики компании и гибкое управление программами лояльности	От 0 руб./мес
	Установка на сервере, «облаке» или персональном компьютере
Beauty CRM	Программа для управления работой парикмахерских, тату-, SPA-салонов, ногтевой студии	* учет визитов клиентов; * формирование разноплановых отчетов; * регулярное резервное копирование информации; * работа с 1С; * интеграция с эквайрингом, онлайн-кассами, SMS-рассылкой, бонусной системой, Google-календарем, SIP-телефонией	От 1400 руб./мес
Малахит	CRM для ведения салонного бизнеса, автоматизации работы стоматологий, SPA-салонов, центров пластической хирургии, косметологических клиник, фитнес-центров	* ведение клиентской базы; * учет финансов с ТМЦ на складе; * расчет оплаты труда персонала; * групповая, индивидуальная запись; * редактор различных отчетов; * инструменты для роста лояльности; * СМС-рассылки; * онлайн-запись; * приложение для установки на планшете	От 900 руб./мес

Если сравнивать функциональность и качество западных программных продуктов с российскими CRM, то последние им ничем не уступают. Они имеют более низкую стоимость, лучше адаптируются к задачам отечественного бизнеса, а также легко интегрируются с существующими средствами учета и телефонией.

Что такое СРМ, виды систем

Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM, CRM-система, программы CRM – сокращение от англ. Customer Relationship Management) – прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками (клиентами), в частности для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путем сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процессов и последующего анализа результатов.

На самом деле, CRM-системой считается даже база клиентов в Excel – ведь таблица так или иначе помогает управлять работой, вести подсчеты, прогнозировать и планировать будущие действия.

Туда же относится и 1C – программа ведет клиентов, контролирует продажи, планы, сроки, то есть – управляет отношениями с клиентами.

Но специализированные CRM-программы все же выигрывают – у них шире функционал, проще управление.

• структурируют базу нынешних и возможных клиентов;
• контролируют и анализируют работу администратора – можно отследить, позвонили ли клиенту перед процедурой, обзванивают ли внезапно пропавших клиентов;
• облегчают процесс записи и отслеживание занятости мастеров;
• анализируют входящие звонки – перешла ли консультация в запись, какой процент потенциальных клиентов записался на процедуру.

Виды CRM-систем:

• онлайн. Онлайн-системы – это, по сути, сайт, находящийся на сервере поставщика – то есть, создателя системы. Для работы ты получаешь логин и пароль для входа в личный кабинет, подключаешь сотрудников и ведешь базу онлайн;
• программное обеспечение – ПО. В этом случае на компьютер устанавливается специальная программа, и работа ведется без перехода в браузер.

Рассмотрим плюсы и минусы обоих видов.

Онлайн CRM

Плюсы:

• нет риска потерять базу – все хранится в облачном хранилище и даже если компьютер сломался, полетел жесткий диск или случилось что-то еще – информация есть на сервере поставщика;
• доступ из любой точки мира. Просматривать данные в онлайн-системе можно с любого компьютера, браузера и страны. Максимум, что запрашивают разработчики – подтверждение личности по телефону или через специальный код;
• не требуется установка обновлений – все уже сделано поставщиком;
• для работы в такой системе не нужен штат программистов, которые будут устранять ошибки, вносить правки, обновлять и делать резервное копирование.

Минусы:

• ты не можешь ничего поменять – все будет выглядеть так, как это сделал разработчик. Нет возможности «подогнать» систему под специфику бизнеса;
• требуется постоянный доступ к Интернету. Без подключения к Сети невозможно даже зайти в систему, не говоря уже о действиях внутри;
• за использование придется постоянно платить. Чаще онлайн-системы работают по подписке, которую нужно периодически продлять;
• ограниченный запас памяти для хранения. Такое встречается практически на всех онлайн-сервисах – вести бесконечную и необъятную базу ты не сможешь. Количество клиентов бывает от 200 и до нескольких сотен тысяч в зависимости от тарифа и поставщика.

Программное обеспечение

Достоинства:

• подстраивается под конкретный бизнес. Конечно, для этого потребуется профессиональный системный администратор, который внесет корректировки в код программы, но такая возможность все же есть;
• оплата за использование ПО производится один раз – такая система распространена больше. Чем ежегодные или ежемесячные взносы;
• размеры базы ограничены памятью компьютера – данные хранятся у тебя и место занимают тоже у тебя, поэтому только запас памяти на компьютере ограничивает количество внесенных данных.

Недостатки:

• периодически необходимы обновления. Если система многопользовательская, то для централизованного обновления, опять же, потребуется системный администратор;
• есть риск потерять базу при неисправностях, сбоях. Если выберешь такую систему, всегда делай резервное копирование данных или поручи это сисадмину.

Некоторые разработчики предлагают узкоспециализированные системы, уже заточенные под специфику какого-то бизнеса, в том числе, салона красоты. Например, Universe Soft предлагает специфические продукты для медицины, красоты и фитнеса. Их сервис использует сеть салонов «Персона» в Москве и сотни других заведений индустрии красоты.